¿Cómo elaborar un presupuesto para una empresa?

Un presupuesto es, en líneas generales, una herramienta básica para la gestión financiera de una empresa, ya que permite no solo definir la situación financiera, sino también la organización de los recursos para un periodo determinado, ya sea trimestral, semestral o anual. En tanto planificación, un presupuesto aporta una proyección detallada de los ingresos y gastos; asimismo, permite estimar el impacto que podrían tener los productos o servicios ofertados en el crecimiento de la empresa. Junto con tener una visión clara del flujo de efectivo, la confección de un presupuesto para una empresa ayuda a tomar decisiones estratégicas que tienen como finalidad favorecer la estabilidad, la salud financiera y la rentabilidad. Toda empresa elabora un presupuesto de la mano de especialistas en el ámbito, como el controller financiero. 

¿Cuáles son los tipos de presupuestos de una empresa? 

Flujo de caja 

El centro de atención de este presupuesto es, desde luego, el flujo de efectivo. Esto quiere decir que atiende al dinero que entra y sale en todas las operaciones de la empresa. Siguiendo esto, al confeccionarlo, este presupuesto tiene como objetivo mantener la solvencia, lo que implica al mismo tiempo tener en cuenta tanto los déficits o superávits. Sea cual fuere la circunstancia, se busca la gestión adecuada de los recursos. 

Tesorería 

Los presupuestos de tesorería prevén los gastos y los pagos que realizará la empresa durante un ejercicio fiscal. Esto permite, grosso modo, no solo garantizar la liquidez de la empresa, sino también asegurar la existencia de recursos necesarios y así evitar endeudamiento. 

Producción 

Este presupuesto estima los costos asociados a la fabricación o prestación de un producto o servicio. Considera tanto gastos fijos (como el alquiler de un local) como gastos variables (como la compra de materia prima). Es esencial para empresas manufactureras o de servicios para garantizar la rentabilidad de sus operaciones. 

Compras 

Se encarga de planificar las adquisiciones necesarias para mantener la operatividad del negocio. Esto incluye desde materias primas hasta insumos y herramientas. Una gestión adecuada del presupuesto de compras puede generar ahorros significativos. 

Capital 

Este presupuesto está orientado a las inversiones a largo plazo, como la adquisición de maquinaria, equipos o infraestructura. Es esencial para empresas en expansión o aquellas que buscan modernizarse. Se entiende, con todo, como la diferencia entre la previsión futura y los recursos para hacerla. 

Operativo 

Este presupuesto refleja los recursos que serán necesarios para las operaciones diarias de la empresa. Incluye, entonces, gastos operativos, administrativos y la previsión de los ingresos relacionados con la oferta de productos y servicios. 

Marketing 

Establece los recursos que se destinarán a la promoción y publicidad de la empresa. Esto es particularmente útil en mercados saturados, por lo que invertir adecuadamente en marketing contribuye con posicionar a la empresa en el mercado. Aquí la imagen de esta, así como de sus marcas, debe presentarse de manera sólida y coherente. 

Maestro 

Es el presupuesto que integra todos los anteriores, por lo que una visión global y consolidada de la situación financiera de la empresa. Es la herramienta definitiva para la toma de decisiones a nivel estratégico. 

Cómo elaborar un presupuesto para una empresa en siete pasos

Primer paso. Saber cuál es la situación de la empresa 

Antes de iniciar cualquier presupuesto, es necesario realizar un diagnóstico financiero de la empresa. Esto implica no solo revisar balances, resultados o presupuestos anteriores, sino también informes financieros que permitan definir la situación financiera de manera precisa. En este primer paso, es importante, puesto que permite establecer metas financieras sensatas, realistas y alcanzables. 

Segundo paso. Establecer metas claras y realistas 

Siguiendo lo anterior, las metas financieras deben ser concretas, medibles y alcanzables. Los objetivos de la organización son los que trazan este camino, que puede incluir la expansión a otros mercados, la reducción de deudas o el desarrollo de nuevas marcas. 

Tercer paso. Analizar los ingresos y gastos pasados 

Cuando se trata de elaborar un presupuesto, los registros históricos de la empresa son imágenes de cómo se han gestionado tanto los ingresos como los gastos en ejercicios anteriores. En consecuencia, se pueden analizar tendencias de ingresos y gastos del pasado, lo que permite identificar patrones y proyectar con mayor precisión el futuro financiero. 

Cuarto paso. Presupuestar los gastos 

Los gastos se dividen en tres tipos. Por un lado, los gastos generales o gastos fijos son aquellos que ocurren de manera regular, como los salarios, servicios, alquileres, compras, entre otros. Aquí se debe tomar a cada uno de los departamentos que componen la empresa para considerar la cantidad de empleados contratados y las necesidades específicas de cada área para mantener la operatividad. Por otro lado, los gastos imprevistos ocurren cuando se dan situaciones no anticipadas, como reparaciones, emergencias, etc. Por su parte, tampoco se deben olvidar los gatos variables, aquellos que están determinados por su producción, consumo o lugar en el mercado. 

Quinto paso. Proyectar los ingresos y gastos 

Con base en datos históricos, proyecciones de mercado y el plan estratégico de la empresa, se deben estimar los ingresos y gastos para el periodo en cuestión. Aquí se consideran factores como lanzamientos de nuevos productos, las ganancias asociadas, las campañas de marketing planificadas y posibles cambios en el entorno económico. 

Sexto paso. Distribuir los recursos 

Una vez proyectados los ingresos y gastos, es momento de asignar recursos a las diferentes áreas o departamentos para lograr un punto equilibrio. Esta distribución debe alinearse con las metas establecidas y garantizar que cada área cuente con lo necesario para operar eficientemente. 

Séptimo paso. Realizar un control periódico 

La elaboración del presupuesto no concluye con su definición. Es esencial realizar revisiones periódicas para comparar las proyecciones con los resultados reales. Estas revisiones permiten identificar desviaciones y tomar medidas correctivas de manera oportuna. 

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