Organización y administración de almacén: aspectos clave de su funcionamiento

Para asegurar el éxito de todo procedimiento logístico, es necesario contar con una adecuada organización y administración de almacén. Se trata de un proceso complejo y necesario para facilitar tanto el acopio como la distribución de mercancías o productos. Este texto se centra en caracterizar este proceso, abordar los métodos de acción y sus áreas de trabajo. 

¿En qué consiste la organización y administración de almacenes? 

La organización y administración de almacenes es una parte fundamental del proceso logístico y la cadena de suministro en todas las empresas que gestionan mercancías o diferentes existencias para su posterior comercialización. A grandes rasgos, consiste en la planificación, coordinación y supervisión de todas las actividades relacionadas con la recepción, almacenamiento y distribución de productos en un almacén, sea este pequeño, mediano o de gran envergadura.  

Esto incluye, desde luego, el diseño y la organización del almacén, la gestión de inventarios, la preparación de pedidos, la coordinación con la red de distribución y el control de la eficiencia y los costos. Se suelen utilizar maquinarias específicas, así como una distribución espacial que permite el tránsito tanto de operarios como de vehículos de carga.  

En cuanto al objetivo principal de la organización y administración, este es garantizar la disponibilidad de los productos en el momento y lugar adecuados, optimizar el uso del espacio y los recursos, así como reducir los costos y los tiempos de entrega. La implementación de sistemas de gestión de almacenes (también conocidas con las siglas SGA) y una buena coordinación con otras gestiones logísticas son clave para una administración eficiente. 

Métodos de organización de almacenes  

Existen diferentes métodos de organización de almacenes que pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Entre los más comunes se encuentran los siguientes: 

Método ABC 

Este método se basa en la clasificación de los productos según su importancia en términos de valor, demanda o rotación. Los productos se dividen en tres categorías (A, B y C), en donde A los más importantes y C los menos importantes. En consecuencia, la organización del almacén se realiza de tal manera que los productos de la categoría A estén más accesibles y cercanos a las áreas de preparación de pedidos y expedición. 

Método LIFO (Last In – First Out) 

Este método de organización de almacenes –cuya traducción significa “último en entrar, primero en salir"– en consiste en almacenar los productos de tal manera que los últimos en llegar sean los primeros en salir. Es especialmente útil para productos que no pierden valor con el tiempo o que no se ven afectados por la antigüedad. 

Método FIFO (First In, First Out) 

En este método ("primero en entrar, primero en salir"), los productos que llegan primero al almacén son los primeros en salir. Es adecuado para productos perecederos o con una vida útil limitada, ya que ayuda a prevenir la obsolescencia y el deterioro. 

Fases de la gestión de depósitos 

En cuanto a las fases, toda gestión de depósitos se divide en tres momentos principales: 

Planificar y organizar 

En esta fase, se establecen los objetivos y las políticas de la gestión de almacenes, se diseñan y planifican las instalaciones, se seleccionan los métodos de organización y se determinan los recursos necesarios para todas las gestiones logísticas. 

Dirigir el almacén 

Esta fase implica la supervisión y coordinación de las actividades del almacén, como los procesos de recepción, almacenamiento y preparación de pedidos, así como la gestión del personal y la colaboración con otros departamentos y partes de la cadena de suministro. 

Controlar la eficiencia 

En esta fase, se evalúa el rendimiento del almacén mediante indicadores clave de rendimiento (KPI), se identifican áreas de mejora y se implementan acciones correctivas y preventivas. 

Áreas de la organización y administración de almacén

Ahora bien, la organización y administración de almacenes cuenta con diferentes áreas que se encargan de diversos procesos y tareas que son fundamentales para el funcionamiento y operatividad  

Área de gestión administrativa 

Esta área se encarga de las actividades relacionadas con la planificación, coordinación y supervisión de los recursos y procesos del almacén. Esto incluye la gestión de inventarios, la programación de la recepción y expedición de productos, y la administración de sistemas de gestión de almacenes (SGA). 

Área de recepción 

Es la zona donde se llevan a cabo los procesos de recepción de productos, incluyendo la verificación, el registro en el sistema y la inspección de calidad. Es fundamental para garantizar la entrada correcta y oportuna de productos en el almacén. 

Áreas de clasificación 

Estas áreas están destinadas a la organización y almacenamiento de productos según su categoría, método de organización (ABC, LIFO, FIFO) y características específicas (temperatura, humedad, fragilidad, duración, etc.). La organización del almacén en estas áreas facilita la localización, el acceso y la rotación de los productos. 

Áreas de preparación de pedidos 

Son las zonas donde se lleva a cabo la preparación de pedido, es decir, la selección, empaquetado y etiquetado de los productos para su expedición. Es importante asegurar una correcta organización y eficiencia en esta área para minimizar errores y tiempos de entrega. 

Áreas de expedición 

Estas áreas están destinadas a la carga y envío de productos a los clientes o a otros puntos de la red de distribución. La coordinación entre las áreas de preparación de pedidos y expedición es fundamental para garantizar la entrega de los productos en tiempo y forma. 

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